Contoh Buku Kas Harian untuk Usaha Kecil dan Cara Mengisinya

Penjualan ramai, tetapi akhir bulan saldo tidak jauh berbeda dari awal bulan. Ke mana uangnya? Kalau usahamu belum punya catatan kas, pertanyaan itu hampir mustahil dijawab. Buku kas harian adalah catatan paling dasar: setiap uang yang masuk dan keluar dari kas usaha, lengkap dengan saldonya.

Kolom yang dibutuhkan

Buku kas tidak perlu rumit. Lima kolom sudah cukup:

Kolom saldo membuatmu bisa mencocokkan catatan dengan uang yang benar-benar ada di laci atau rekening usaha.

Contoh pengisian selama dua hari

Misalnya saldo awal kas usaha Rp500.000.

Perhatikan baris terakhir. Uang untuk keperluan pribadi tidak diambil sembarangan, tetapi dicatat sebagai gaji pemilik dengan jumlah yang sudah ditentukan. Cara ini membuat kas usaha tetap terbaca.

Kunci buku kas yang jujur: satu tempat untuk uang usaha. Kalau uang usaha dan uang belanja rumah tercampur di satu dompet, catatan serapi apa pun tetap tidak akan cocok.

Cara mengisi agar tidak bolong

1. Catat saat itu juga, atau paling lambat sebelum tidur. Ingatan tentang pengeluaran kecil cepat hilang.
2. Simpan bukti: struk, nota, atau tangkapan layar transfer. Foto saja dengan ponsel dan simpan dalam satu album.
3. Cocokkan saldo setiap hari. Hitung uang di laci dan saldo rekening usaha, lalu bandingkan dengan kolom saldo.
4. Tulis selisih apa adanya. Kalau uang kurang Rp10.000, catat "selisih kas" daripada mengarang transaksi.
5. Rekap seminggu sekali: total masuk, total keluar, dan pengeluaran terbesar.

Buku tulis, spreadsheet, atau aplikasi?

Untuk spreadsheet, rumus saldo cukup satu baris. Kalau saldo awal ada di sel E2, masuk di C3, dan keluar di D3, isi E3 dengan =E2+C3-D3, lalu tarik ke bawah.

Dari buku kas ke laporan sederhana

Setelah sebulan, buku kas bisa menjawab pertanyaan penting:

• Berapa omzet bulan ini? Jumlahkan semua penjualan.
• Ke mana uang paling banyak keluar? Kelompokkan pengeluaran: bahan, kemasan, ongkos kirim, gaji.
• Apakah usaha untung? Omzet dikurangi semua biaya usaha. Pembelian alat besar seperti kompor atau freezer sebaiknya dicatat terpisah sebagai aset.

Catatan ini juga berguna saat mengurus pajak UMKM atau mengajukan pinjaman, karena kamu punya bukti omzet yang jelas. Dengan total omzet dari buku kas, kamu bisa memperkirakan PPh Final UMKM lewat kalkulator PPh UMKM.

Kelompok pengeluaran yang memudahkan rekap

Agar rekap bulanan cepat, beri kode kelompok pada setiap pengeluaran. Kamu cukup menambah satu kolom "Kelompok" di buku kas.

Di akhir bulan, jumlahkan pengeluaran per kode. Misalnya ternyata kemasan memakan 18% dari omzet, padahal kamu mengira hanya 5%. Temuan seperti ini sering menjadi titik awal penghematan yang paling mudah.

Ingin lebih dalam? Artikel ini baru membahas sebagian kecil. Di ebook Pisahkan Uang Usaha & Uang Pribadi, kamu akan mempelajari lebih jauh:

• Menghitung laba bersih dan melihat berapa modal yang tergerus karena uang tercampur
• Menyiapkan laci kasir, rekening usaha, dan rekening pribadi beserta aturan main di rumah
• Menetapkan gaji untuk dirimu sendiri dan membagi laba menjadi gaji, cadangan, dan modal

Ebook ini gratis, cukup masuk ke akunmu untuk membacanya. Lihat isi bukunya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah usaha kecil wajib membuat buku kas? Buku kas harian adalah catatan dasar yang sangat disarankan untuk usaha sekecil apa pun. Kewajiban pembukuan untuk pajak diatur tersendiri; pelaku UMKM bisa mengeceknya di pajak.go.id.

Bagaimana mencatat penjualan lewat transfer dan tunai sekaligus? Catat di buku kas yang sama, lalu tambahkan keterangan "tunai" atau "transfer". Saat mencocokkan saldo, jumlahkan uang di laci dan saldo rekening usaha.

Bolehkah mengambil uang kas untuk keperluan pribadi? Boleh, asalkan dicatat sebagai gaji atau prive pemilik dengan jumlah yang sudah direncanakan, bukan diambil sedikit-sedikit tanpa catatan.

Kalau artikel ini membantu, langkah berikutnya ada di ebook Pisahkan Uang Usaha & Uang Pribadi.