Biaya Karyawan Pertama: Hitung Gaji Sebenarnya Dulu
Gaji Rp2,5 juta ternyata bukan biaya karyawan yang sebenarnya. Hitung beban nyata, titik impas, dan tanda usahamu memang siap merekrut orang pertama.
Pesanan menumpuk, kamu begadang, dan mulai menolak pelanggan. Merekrut satu orang terdengar seperti jalan keluar. Tetapi banyak pemilik usaha kecil menghitung biaya karyawan hanya dari gaji. Setelah orangnya masuk, baru terasa ada biaya lain yang ikut datang. Hitung dulu sebelum menandatangani apa pun.
Mulai dari audit beban kerja
Jangan merekrut karena capek. Rekrut karena data. Selama satu minggu, catat semua pekerjaanmu per jam, lalu kelompokkan:
- Pekerjaan yang hanya bisa kamu lakukan (keputusan, negosiasi, kualitas akhir)
- Pekerjaan berulang yang bisa diajarkan (packing, jahit dasar, admin pesanan)
- Pekerjaan yang bisa dihentikan atau diotomatisasi
Bagian kedua adalah pekerjaan calon karyawanmu. Bagian ketiga mungkin bisa hilang sama sekali setelah alur kerjamu dirapikan, sehingga kebutuhan orang tambahan menjadi lebih kecil dari dugaanmu. Kalau jumlahnya kurang dari separuh jam kerja satu orang, pertimbangkan pekerja paruh waktu dulu.
Contoh: dari 50 jam kerjamu seminggu, 22 jam ternyata dipakai untuk jahit dasar dan packing yang bisa diajarkan. Dua puluh dua jam itu belum cukup untuk satu karyawan penuh waktu, tetapi cukup untuk pekerja paruh waktu atau borongan. Tanpa catatan seperti ini, kamu mungkin mengambil keputusan terlalu besar untuk kebutuhan yang masih kecil.
Gaji bukan satu-satunya biaya
Pegangan kasar yang sering dipakai: biaya karyawan sekitar 1,4 kali gaji. Inilah rinciannya untuk gaji Rp2.500.000 per bulan. Angka gaji hanya contoh, sesuaikan dengan ketentuan upah di daerahmu.
| Komponen | Perhitungan | Per bulan |
|---|---|---|
| Gaji pokok | Rp2.500.000 | |
| Iuran BPJS bagian pemberi kerja | sekitar 10,24% | Rp256.000 |
| Cadangan THR | satu bulan gaji dibagi 12 | Rp208.000 |
| Makan dan transport | perkiraan | Rp300.000 |
| Cadangan masa belajar | bahan terbuang, kerja ulang | Rp250.000 |
| Total | Rp3.514.000 |
Cek jumlahnya: 2.500.000 + 256.000 + 208.000 + 300.000 + 250.000 = 3.514.000. Dibagi gaji 2.500.000, hasilnya 1,41. Jadi pegangan 1,4 kali itu masuk akal.
Soal BPJS: persentase iuran dan kewajiban kepesertaannya bisa berubah, dan sebagian berbeda menurut jenis usaha serta tingkat risiko. Cek aturan terbaru di situs resmi BPJS sebelum menghitung.
Ingin lebih dalam? Artikel ini baru membahas sebagian kecil. Di ebook Rekrut & Kelola Karyawan Pertama, kamu akan mempelajari lebih jauh:
- Mengaudit beban kerja, menghitung biaya karyawan yang sebenarnya (sekitar 1,4 kali gaji), dan titik impasnya
- Menulis lowongan yang jelas, menyaring pelamar dengan rubrik berbobot, wawancara singkat, dan uji coba kerja berbayar
- Memilih PKWT atau PKWTT, masa percobaan, jam kerja 40 jam, menghitung upah lembur, dan uang kompensasi kontrak
Semua langkahnya disusun berurutan dan bisa langsung dipraktikkan. Lihat isi bukunya.
Titik impas karyawan
Pertanyaan kuncinya: tambahan penghasilan apa yang dihasilkan karyawan ini? Misalkan usaha jahitmu menolak banyak pesanan. Setiap pesanan tambahan memberi laba kotor Rp120.000 setelah bahan.
Titik impas = 3.514.000 dibagi 120.000 = 29,3, dibulatkan menjadi 30 pesanan tambahan per bulan. Jika dengan bantuan karyawan kamu bisa menerima lebih dari 30 pesanan baru sebulan, merekrut menguntungkan. Kalau hanya 15 pesanan, laba tambahannya 15 x 120.000 = Rp1.800.000. Itu belum menutup biaya Rp3.514.000, sehingga kamu rugi Rp1.714.000 per bulan.
Lima pertanyaan sebelum menyebar lowongan
- Apakah ada tambahan pesanan nyata yang kamu tolak, bukan sekadar harapan?
- Apakah kas usahamu mampu membayar karyawan tiga bulan tanpa tambahan pesanan?
- Apakah ada pekerjaan yang bisa ditulis langkah demi langkah?
- Apakah kamu siap mengajar dan memberi umpan balik tiap hari selama dua minggu pertama?
- Apakah ada ruang kerja yang aman dan layak?
Jika ada jawaban "belum", perbaiki dulu sebelum merekrut.
Rubrik sederhana untuk menyaring pelamar
Tentukan kriteria sebelum membaca lamaran, supaya penilaianmu tidak terbawa kesan pertama. Contoh rubrik dengan bobot:
| Kriteria | Bobot |
|---|---|
| Pengalaman atau keterampilan dasar | 30% |
| Ketelitian pada tugas uji | 30% |
| Komunikasi dan sikap | 20% |
| Jadwal dan lokasi cocok | 20% |
Jika seorang pelamar mendapat nilai 4 untuk keterampilan, 5 untuk ketelitian, 3 untuk komunikasi, dan 4 untuk jadwal (skala 1 sampai 5), nilai akhirnya 4 x 0,3 + 5 x 0,3 + 3 x 0,2 + 4 x 0,2 = 1,2 + 1,5 + 0,6 + 0,8 = 4,1. Bandingkan dengan pelamar lain memakai rubrik yang sama.
Alternatif yang lebih ringan
Rekrut tidak harus langsung penuh waktu. Ada beberapa pilihan:
- Paruh waktu untuk jam sibuk saja.
- Pekerja borongan dengan bayaran per hasil, dengan perjanjian tertulis.
- Magang terbatas dengan tujuan belajar, bukan tenaga gratis.
- Outsourcing tugas tertentu seperti pembukuan atau desain.
Setiap pilihan punya aturan sendiri. Karena hubungan kerja berkaitan dengan hukum ketenagakerjaan, ketentuan bisa berubah, dan sebaiknya kamu berkonsultasi dengan dinas tenaga kerja setempat atau ahli hukum.
Uji coba kerja berbayar
Sebelum memutuskan, beri calon satu atau dua hari uji coba kerja dengan tugas nyata dan bayaran yang jelas. Kamu bisa menilai ketelitian, kecepatan, dan sikapnya, sedangkan dia bisa menilai apakah suasana kerjamu cocok. Catat penilaian dengan rubrik sederhana, misalnya skala 1 sampai 5 untuk ketelitian, ketepatan waktu, komunikasi, dan kemauan belajar.
Siapkan lima hari pertama
Karyawan baru paling sering gagal bukan karena malas, melainkan karena tidak tahu apa yang diharapkan. Siapkan rencana orientasi lima hari: hari pertama kenalkan usaha dan keselamatan kerja, hari kedua dan ketiga latihan satu tugas sambil kamu dampingi, hari keempat dia mengerjakan sendiri dengan kamu memeriksa, dan hari kelima evaluasi bersama. Tetapkan target terukur untuk bulan pertama, misalnya jumlah potong per hari atau kesalahan maksimal per minggu, lalu beri umpan balik yang spesifik, bukan sekadar "kurang rapi".
Tulis kontraknya
Meskipun usahamu kecil, buat perjanjian kerja tertulis yang memuat tugas, gaji, jam kerja, masa percobaan, dan cara mengakhiri hubungan kerja. Jenis hubungan kerja, masa percobaan, upah lembur, dan kewajiban lain diatur undang-undang yang bisa berubah. Karena itu, anggap artikel ini edukasi umum dan rujuk ketentuan resmi atau konsultan hukum untuk kasusmu.
Langkah hari ini
Catat jam kerjamu selama seminggu, lalu hitung biaya karyawan sebenarnya dengan tabel di atas. Bagi dengan laba tambahan per pesanan untuk mendapat titik impas. Kalau angkanya masuk akal, barulah tulis lowongan yang jelas.
Kalau artikel ini membantu, langkah berikutnya ada di ebook Rekrut & Kelola Karyawan Pertama.
Pelajari sampai tuntas di “Rekrut & Kelola Karyawan Pertama”
Kewalahan mengerjakan semuanya sendiri dan mulai sering menolak pesanan? Merekrut karyawan pertama bisa jadi jawabannya, asalkan dihitung dulu dan dijalankan dengan aturan yang jel...
