Cara Mengelola Stok Barang Usaha Rumahan agar Tidak Kehabisan

Dua masalah stok yang paling sering dialami usaha kecil adalah barang habis tepat saat pembeli ramai, dan barang menumpuk sampai kedaluwarsa atau menjadi beban uang. Keduanya bisa dikurangi dengan pencatatan sederhana dan satu rumus.

Kenapa stok perlu dicatat?

Stok adalah uang yang berubah bentuk menjadi barang. Barang yang menumpuk menahan modalmu, sedangkan barang yang habis berarti penjualan hilang. Tanpa catatan, kamu hanya menebak kapan harus belanja.

Kartu stok sederhana

Satu lembar spreadsheet per barang atau satu tabel besar sudah cukup:

Rumusnya: Sisa = sisa sebelumnya + masuk − keluar. Catat setiap hari atau setiap transaksi, jangan menumpuknya ke akhir minggu.

Titik pesan ulang

Agar tidak kehabisan, tentukan batas stok yang menandakan saatnya belanja:

Titik pesan ulang = pemakaian harian × lama pengiriman + stok pengaman

Contoh: kemasan terjual rata-rata 12 buah per hari. Pemasok butuh 3 hari untuk mengirim, dan kamu ingin cadangan 2 hari penjualan.

• Pemakaian selama pengiriman: 12 × 3 = 36
• Stok pengaman: 12 × 2 = 24
• Titik pesan ulang: 60 buah

Saat sisa stok mencapai 60, saatnya memesan. Pemakaian harian dihitung dari rata-rata beberapa minggu, bukan satu hari ramai.

Ingin lebih dalam? Artikel ini baru membahas sebagian kecil. Di ebook Kelola Stok dan Gudang Rumahan, kamu akan mempelajari lebih jauh:

• Mengenali tiga masalah stok klasik dan menghitung kerugiannya dalam rupiah
• Membuat kartu stok di spreadsheet dan menjalankan stok opname sederhana
• Menghitung titik pesan ulang, stok pengaman, dan jumlah pesanan

Semua langkahnya disusun berurutan dan bisa langsung dipraktikkan. Lihat isi bukunya.

Susun gudang rumahan

• Satu barang, satu tempat, diberi label nama dan tanggal.
• FIFO atau FEFO. Pakai barang yang masuk lebih dulu, atau yang kedaluwarsa lebih dulu, dengan menaruh stok baru di belakang.
• Pisahkan barang cepat laku di tempat yang mudah dijangkau.
• Hindari lantai dan dinding lembap untuk bahan yang mudah rusak.
• Beri tanda rusak atau retur agar tidak tercampur stok layak jual.

Stock opname bulanan

Sekali sebulan, hitung fisik barang dan bandingkan dengan catatan:

1. Hitung semua barang secara langsung.
2. Bandingkan dengan kolom sisa di kartu stok.
3. Catat selisihnya beserta kemungkinan penyebab, seperti salah catat, rusak, atau hilang.
4. Perbarui catatan agar sama dengan kenyataan.

Selisih kecil wajar. Selisih yang besar dan berulang menandakan ada kebocoran yang perlu dicari.

Barang mana yang diprioritaskan?

Tidak semua barang butuh perhatian sama. Urutkan berdasarkan kontribusi penjualan, lalu beri perhatian lebih pada sekitar 20% barang teratas yang menyumbang sebagian besar omzet. Barang lambat laku ditahan jumlahnya atau dijual dengan promo, supaya modalnya berputar.

Contoh kasus: toko camilan online

Sebuah toko camilan menjual 5 varian. Varian keripik pedas terjual 20 pak per hari, pemasok mengirim dalam 2 hari, dan pemilik ingin cadangan 1 hari penjualan. Titik pesan ulang = (20 × 2) + (20 × 1) = 60 pak. Varian lain yang hanya terjual 3 pak per hari dengan pengiriman sama punya titik pesan ulang (3 × 2) + (3 × 1) = 9 pak. Dua barang berbeda butuh batas berbeda, itu sebabnya satu angka "kira-kira" tidak cukup.

Menjaga barang cepat rusak

Untuk bahan makanan, catat tanggal kedaluwarsa pada kartu stok dan periksa tiap minggu. Pisahkan barang yang akan kedaluwarsa dalam waktu dekat dan tawarkan lebih dulu lewat promo, daripada dibuang. Menjual dengan potongan kecil biasanya masih lebih baik daripada rugi total.

Hubungan stok dan arus kas

Barang yang menumpuk berarti uang yang tidak bisa dipakai untuk hal lain. Hitung berapa lama stok bertahan dengan rumus sisa stok ÷ pemakaian harian. Jika sebuah barang cukup untuk 90 hari padahal pemasok mengirim dalam 3 hari, kemungkinan kamu membeli terlalu banyak. Kurangi pembelian berikutnya dan alihkan uangnya ke barang yang lebih cepat terjual.

Kesalahan yang sering terjadi

• Belanja berlebihan karena diskon grosir padahal barang lama terjual. Hitung dulu apakah hematnya sebanding dengan modal yang tertahan.
• Tidak mencatat barang keluar untuk sampel atau konsumsi sendiri. Ini sumber selisih terbesar.
• Mengandalkan ingatan. Ingatan paling lemah justru saat usaha sedang ramai.
• Tidak memperbarui rata-rata pemakaian ketika musim berubah, misalnya menjelang Lebaran.

Mulailah dengan lima barang terlaris. Setelah kebiasaan mencatat terbentuk, perluas ke barang lain.

Kalau artikel ini membantu, langkah berikutnya ada di ebook Kelola Stok dan Gudang Rumahan.